Todo gestor de obras entende bem as dificuldades que envolvem garantir que um projeto de construção civil seja realizado dentro do prazo e do orçamento estabelecidos previamente. Atrasos, custos extras e até mesmo paralisação das obras são, infelizmente, algo muito comum. Mas não deveria ser.
Como os gestores podem atuar para reduzir as possibilidades de problemas que afetam o andamento das construções?
Um dos pontos mais importantes é a elaboração de um cronograma físico-financeiro assertivo que atenda às necessidades do projeto e garanta o pleno andamento da obra até a conclusão e entrega do empreendimento.
Leia este artigo até o fim para entender de uma vez por todas o que é e como elaborar um cronograma físico-financeiro de qualidade.
O que é um cronograma físico-financeiro?
O cronograma físico-financeiro, como o próprio nome sugere, é um documento no qual devem constar todas as atividades que compõem as etapas de construção da obra, assim como prazo para execução com datas de início e fim, além de também descrever o orçamento disponível para cada uma das fases do projeto.
Esse documento deve funcionar como uma ferramenta de acompanhamento da execução do projeto. Junto ao planejamento, deve ser elaborado o cronograma físico-financeiro e, ao longo da construção, os gestores devem acompanhar o andamento da obra, sempre seguindo o cronograma e reportando as divergências entre o projetado e o realizado.
A importância do cronograma físico-financeiro para os projetos de construção civil
O cronograma físico-financeiro é uma ferramenta crucial para que seja realizada uma boa gestão da obra. Se você elaborar um bom cronograma físico-financeiro e souber como acompanhá-lo de forma adequada, vai garantir o sucesso da construção por meio do cumprimento do prazo e do orçamento predeterminado para o projeto.
Por meio desse cronograma é possível acompanhar de forma detalhada as etapas da obra, os serviços e materiais a ser utilizados em cada atividade e o investimento que precisa ser feito em cada fase da construção.
Se o cronograma for bem elaborado e o gestor acompanhar o andamento da obra sempre tendo em vista o que foi previamente determinado, será possível monitorar as atividades de forma mais efetiva e priorizar a compra e o armazenamento de determinados materiais.
Além disso, ele possibilita que os gestores tomem decisões de forma rápida em caso de situações emergenciais, uma vez que basta observar a realidade de forma comparativa com o planejamento e então fazer escolhas que resolvam os problemas dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
4 passos fundamentais para a construção de um cronograma físico-financeiro de sucesso
Muitos gestores compreendem o que é e sua a importância, mas não sabem de fato como fazer um cronograma físico-financeiro de obras consistente. Bem, existem muitos modelos disponíveis. Mas a verdade é que não existe uma fórmula mágica e cada obra tem uma proporção, o que requer materiais, serviços e estratégias de execução diferentes.
Além do mais, geralmente esses modelos apresentam um cronograma físico de obra em Excel, o que, embora funcione até certo ponto, de modo geral, não é mais recomendado nos projetos de construção civil.
Por isso, antes de ver os passos, uma dica importante é fazer o acompanhamento de obras por meio de sistemas virtuais especializados que garantam a abrangência de todos os fatores que envolvem uma construção.
É preciso deixar as planilhas de lado e partir para o uso de ferramentas que contemplem a complexidade dos projetos de construção civil, que são repletos de ocorrências, medições e documentos diferentes.
Agora que você já sabe o que é e a sua importância, confira os passos que devem ser seguidos para a construção de um cronograma físico-financeiro de sucesso.
1º Passo – Construir a EAP (Etapa Analítica do Projeto)
A primeira parte é dividir todo o projeto em etapas. Você deve consultar o planejamento de obra para separá-lo em pacotes de trabalhos. Esses pacotes devem descrever todas as atividades que serão desenvolvidas, todos os materiais necessários e a mão de obra.
Ao lado de cada pacote de trabalho você deve também detalhar os prazos para cumprimento das etapas e quanto cada uma delas custará para o projeto com base em seu custo global.
2º Passo – Sequenciar as atividades
Com as atividades separadas, você vai observar de forma mais detalhada em qual momento do projeto cada atividade deve ser executada, para então definir a ordem delas, revisando os materiais e a mão de obra necessária em cada uma.
É nesse momento que você irá definir questões como: quais materiais chegam primeiro, quais serão armazenados de qual forma e em qual local, quais atividades serão executadas simultaneamente e quais podem passar na frente de outras de forma independente em caso de imprevistos, como problemas com entrega de material e com pessoal.
3º Passo – Definir prazo e custo
Agora é a hora de revisar tudo o que foi definido nos passos anteriores do ponto de vista financeiro e do cumprimento do prazo máximo de entrega da obra. O gestor deve garantir que as opções escolhidas serão as de melhor qualidade considerando o orçamento total do projeto.
Cada pacote de trabalho deve ter um prazo para ser finalizado e um custo máximo a ser investido; caso contrário, gastos extras podem ser necessários, extrapolando os recursos financeiros e encarecendo o empreendimento.
É preciso definir fornecedores com o melhor custo-benefício, considerando prazo de entrega, gasto com armazenamento, aluguel de equipamentos, taxas administrativas, investimento em pessoal… Exatamente tudo o que gerar gasto deve ser definido e descrito.
Igualmente, os prazos devem contar com data de início e de fim para cada atividade. Dessa forma, quando a obra iniciar, será possível fazer acompanhamento e inspeção de atividades de forma muito mais segura.
4º Passo – Finalizar o cronograma físico-financeiro
De posse de todas as informações citadas nos passos anteriores, com as devidas análises e escolhas feitas, agora é hora de, imprescindivelmente, passar tudo para um sistema virtual de gestão de obras. Finalize a elaboração da primeira versão do cronograma e compartilhe com todos que, de certa forma, estarão envolvidos com a gestão da construção.
Aqui, você precisa garantir que todo o processo de construção do planejamento físico-financeiro será devidamente registrado tanto para acompanhamento da obra em questão quanto para futuras análises em prol da elaboração de melhorias da gestão e da execução de determinadas atividades.
É preciso ter em mente também que o cronograma não é rigorosamente fechado. Muito pelo contrário, todo esse tempo e os recursos investidos na elaboração deste documento, além de reduzir erros, evitar desvios e a necessidade de alterações, visam também possibilitar que os gestores tenham informações organizadas suficientes para apoio nas tomadas de decisão em caso de situações emergenciais.
Sendo assim, é importante garantir que qualquer alteração não sobrescreva o que foi definido antes, para que futuramente possam ser feitas comparações entre planejamento e execução.
Soluções tecnológicas que otimizam a elaboração do cronograma físico-financeiro
Agora imagine só fazer tudo isso pontuado acima em planilhas de Excel e porventura acabar perdendo as informações no computador ou simplesmente esquecer de atualizar o arquivo. Como seria possível compartilhar esse documento com os outros gestores e responsáveis pelo projeto e garantir que todas as informações compartilhadas são as mais atualizadas? Como cruzar todos os dados inseridos em tempo real?
Seria extremamente complexo e passível de erros.
Por isso, você deve escolher uma ferramenta de gestão de obras para acompanhar todas as etapas dos projetos e também elaborar o cronograma de obra, o controle das atividades, o rastreamento da entrega do concreto, o controle de pagamentos, entre outros.
Fazer uso de ferramentas virtuais de gestão específicas para a construção civil já não é mais uma opção ou um diferencial. Essas ferramentas garantem a execução das atividades com qualidade e permitem o armazenamento de informações que geram relatórios automáticos, por meio dos quais as construtoras podem tomar decisões cruciais no andamento das obras.
Além disso, a médio e longo prazos, é possível utilizar as informações geradas nesses programas para otimizar a organização da empresa e consequentemente elevar a qualidade da construtora e dos gestores nesse mercado cada vez mais competitivo.
Entre em contato conosco e conheça a nossa ferramenta para gestão de obras!
Até a próxima!
